La automatización puede transformar radicalmente la eficiencia y efectividad de los procesos en cualquier organización. Sin embargo, no todas las tareas son igualmente aptas para la automatización. Aquí te dejamos algunos puntos clave a considerar antes de tomar la decisión de automatizar una tarea/proceso, recuerda que es sumamente relevante conocer la tarea a cabalidad para reducir los riesgos:

🔁 Complejidad y Repetitividad
– Si la tarea/proceso es rutinaria y predecible, entonces se puede automatizar sin problemas.
– Algunos KPIs a considerar al momento de determinar qué tan compleja o repetible es una tarea son: Frecuencia (cada cuánto se realiza), Desviación o variabilidad en resultados.

💸 Costo-Beneficio
– Como cada proyecto en las empresas, al momento de automatizar se debe considerar el costo versus el beneficio. Sin embargo, debes saber que el primero depende del grado de automatización que desees y siempre puedes partir con tareas pequeñas que abarquen gran parte del proceso, con esto podrás captar el 80% del beneficio con un costo reducido.
– Algunos KPIs a contemplar para revisar esto son: Costo del proceso/tarea a automatizar, personas involucradas en el proceso, potencial pérdida en caso de error en el proceso/tarea, aumento de productividad.

🌟 Innovación en la calidad del trabajo
– Una tarea/proceso repetitivo que consume tiempo no deja espacio para la innovación sobre ese proceso. Antes de automatizar tanto una tarea como proceso, te invitamos a preguntar si es realmente necesario en su situación actual o se puede modificar desde un inicio.

👥 Experiencia del Usuario Final
– La experiencia del usuario final es un tema relevante a considerar, pues está muy relacionado con el cálculo del costo. Si el proceso automatizado implica una mayor impacto negativo hacia el mismo proceso por parte del usuario, entonces el proceso se debe repensar y evaluar.

⚙️ Capacidad de Escalabilidad
– Observa su capacidad de escalabilidad, pues afectará directamente el costo de la implementación en el futuro. Evalúa desde el inicio su integración con los sistemas, con nuevos productos, con nuevos procesos que se vayan a incorporar a la empresa.

🤖 Una planificación cuidadosa y consideración de estos factores asegurará que la automatización contribuya al éxito y crecimiento de tu negocio.